Jika masuk ke dunia
kerja dan kemudian masuk ke manajemen maka akan mengenal sejumlah istilah
penting, salah satunya adalah arsip. Bahkan dikenal juga jasa simpan arsip
dari Crown Records Management yang membantu tata kelola arsip-arsip
tersebut. Namun, sudahkah paham tentang apa itu arsip? Jika belum, bisa
menyimak informasi berikut ini.
Pengertian Arsip
Arsip berasal dari
kata archive yang artinya kumpulan
dokumen. Secara umum, arsip adalah catatan yang
dibuat dengan cara diketik, dicetak, atau ditulis yang
memiliki arti tertentu sehingga menyajikan informasi secara detail dan
spesifik.
Pengertian arsip
kemudian terus berkembang sesuai dengan bidang dimana istilah arsip tersebut
digunakan. Misalnya digunakan di lingkungan perusahaan, dunia perpustakaan, dan
lain sebagainya.
Fungsi-Fungsi Arsip
Diatas sudah kita jelaskan apa itu arsip. Selanjutnya kami akan menjelaskan
fungsi arsip. Arsip memiliki sejumlah fungsi, berikut
detail penjelasannya:
●
Fungsi Primer
Fungsi
pertama adalah fungsi primer yakni fungsi penciptaan yang menjelaskan tujuan
dibuatnya arsip untuk mendukung suatu kegiatan dan dikerjakan ketika kegiatan
berlangsung maupun saat sudah selesai.
●
Fungsi Sekunder
Fungsi
kedua adalah fungsi sekunder yang merupakan fungsi kegunaan. Artinya arsip
dibuat dengan kegunaan tertentu untuk mendukung tujuan atau visi dan misi
sebuah perusahaan, organisasi, maupun lembaga yang membuatnya.
●
Fungsi Dinamis
Fungsi
ketiga adalah fungsi dinamis, yakni arsip bisa berfungsi untuk menunjang
pekerjaan harian di sebuah perusahaan, organisasi, maupun lembaga.
●
Fungsi Statis
Terakhir
adalah fungsi statis, yaitu kegunaan arsip yang tidak dipakai secara langsung
untuk menunjang suatu kegiatan. Meskipun tidak bisa digunakan untuk operasional
perusahaan tapi arsip ini bernilai abadi dan penting.
Manfaat dari Arsip
Menurut Mulyadi
dalam bukunya yang berjudul Pengelolaan
Arsip Berbasis Otomasi dijelaskan mengenai sejumlah manfaat arsip. Beberapa manfaat arsip yang kami maksud yaitu:
- Sebagai sumber informasi, sebab segala data di dalam arsip bisa
menyampaikan suatu informasi penting.
- Sebagai sumber yuridis atau sumber hukum, sehingga isi arsip bisa
membantu menentukan kebijakan dan keputusan.
- Sebagai sumber sejarah, sebab arsip berisi catatan yang
disusun masyarakat di masa lampau
untuk memberikan informasi apa saja yang terjadi di masa tersebut di masa
kini.
- Sebagai sumber ilmu pengetahuan, sebab segala bentuk temuan dari
penelitian akan dicantumkan di dalam dokumen yang kemudian diarsip dengan
rapi.
Manajemen arsip
menjadi hal penting dalam sebuah perusahaan dan dikerjakan oleh profesional
secara kontinyu. Arsip ini perlu dijamin keamanannya, sehingga banyak
perusahaan yang menggunakan jasa simpan arsip untuk kebutuhan satu ini. Jadi,
untuk bisa mengelola dan menyimpan arsip dengan benar maka perlu paham dulu
pengertian dari arsip sesuai penjelasan di atas.
